Workflow de validation des factures d’achat
Afin de fluidifier la circulation de l’information et fiabiliser les processus internes, Azopio permet donc de mettre en place un circuit de validation des factures fournisseurs court, simple et efficace !
Un workflow simple pour une participation active de votre équipe au processus de validation
Azopio permet certes de centraliser toutes les pièces comptables d’une entreprise, incluant les factures fournisseurs, mais aussi de s’assurer de la validation de ces documents et donc de les partager avec des personnes internes ou externes à l’équipe.
A partir de votre espace, il vous est possible d’envoyer une ou plusieurs factures à valider à une adresse mail spécifique. Il est par ailleurs possible d’automatiser cette tâche en assignant un fournisseur spécifique à un validateur ! La personne concernée en est notifiée et peut alors se rendre sur son espace pour valider ou rejeter la ou les factures qui lui sont assignées et donner les raisons de son approbation (par exemple la référence de la demande d’achat) ou de son rejet (par exemple le service n’a pas été rendu et est donc parti au contentieux).
Il est important de noter qu’Azopio permet à un nombre illimité d’utilisateurs de collaborer sur sa plateforme et chacun des invités se voit attribuer un droit (Administrateur, collaborateur, validateur ou lecteur) lui permettant d’accéder à toutes ou à un nombre limité de fonctionnalités.
Rapprochement bancaire pour valider factures aux transactions bancaires
Ce process de validation d’achat peut être complété par un process de validation de paiement avec lequel Azopio est en partenariat. Cela permet de sécuriser au maximum tout le process de procurement (acheteur, comptable et payeur).
C’est donc dans le cadre de cette démarche globale de dématérialisation que les flux bancaires, en plus des factures, sont directement capturés puis intégrés automatiquement au workflow à travers le rapprochement bancaire.
Azopio procure ainsi à l’équipe Finance/ Comptabilité le moyen de piloter le processus de validation en temps réel et d’assurer un contrôle plus rapide et participatif.