Collecter les factures fournisseurs et justificatifs automatiquement
Afin de vous faire gagner temps et productivité au quotidien dans la gestion administrative et comptable, Azopio a développé des solutions d’automatisation des process chronophages de récupération et traitement des factures/reçus
La toute première étape pour tenir une comptabilité est la collecte des pièces comptables. Il est légalement obligatoire pour toute entité comptable de présenter une preuve écrite de chaque flux financier reporté dans sa comptabilité. A défaut de présentation de ces pièces, l’entreprise devrait alors faire face à des pénalités financières, voire même d’amendes en cas de contrôle fiscal.
Alors pour éliminer cette corvée de chasse aux factures, et s’assurer qu’aucune pièce ne manque,
voici quelques astuces :
Collecter vos factures reçues par e-mail
Afin de centraliser vos factures reçues par email, deux solutions s’offrent à vous :
Transférez ou auto-transférez les factures envoyées par mail vers l’adresse email unique de votre espace Azopio (c’est une adresse ayant le format suivant : xxxxxx@mail2.azopio.com). Si vous utilisez Gmail, vous pouvez configurer une règle pour rediriger automatiquement vos factures fournisseurs vers votre espace. Naturellement le plus simple reste de demander à vos fournisseurs d’envoyer vos factures directement sur Azopio en leur fournissant l’adresse mail unique dédiée aux factures d’achat !
Par ailleurs, si vous souhaitez aussi centraliser vos factures de ventes, de même que pour les factures fournisseurs, une adresse email unique dédiée aux factures clients (de format : client.xxxxxx@mail2.azopio.com) est allouée à votre espace afin de les transférer par mail
- Connectez votre boite email depuis Azopio grâce au protocole IMAP et laissez-nous récupérer vos factures en pièce jointe de vos mails automatiquement
Glisser-déposer vos factures
Si vos pièces sont déjà sur votre PC, ou sauvegardées quelque part et vous souhaitez les déposer et les traiter en masse sur Azopio, alors il vous suffit simplement de glisser déposer les documents dans la catégorie désirée (ex. bannette Facture Fournisseur) ou de cliquer et sélectionner les fichiers.
Photographier vos facturettes
Pour tous vos justificatifs de dépenses/reçus, le plus simple est de les photographier à travers l’application mobile d’Azopio afin de les envoyer pour un stockage et traitement instantané sur Azopio. Pour cela, rendez-vous sur Google Play ou l’App. Store puis téléchargez notre application mobile gratuite AZOPIO SNAP ! Enfin, photographiez vos tickets de caisse au fur et à mesure de vos achats. Si vous avez plusieurs sociétés, à partir de l’application, sélectionnez les entités à tour de rôle puis envoyez sur chacune leurs justificatifs respectifs pour une saisie instantanée !
Enregistrer vos factures automatiquement
Une fois les pièces comptables collectées et centralisées, les informations pertinentes de la facture (date, nom fournisseur / client, devise, montants, TVA…) sont analysées et extraites instantanément grâce à des techniques d’OCR et d’intelligence artificielle.
Ces données sont ensuite restituées sous forme de tableaux de bord et exportables en Excel pour vous permettre une visibilité et une analyse en temps réel de votre activité.
En couplant la collecte et la saisie automatiques des factures, des gains de temps et productivité et donc des économies considérables peuvent être achevés. Azopio, bien plus qu’un assistant, est un véritable co-pilote dans la gestion quotidienne de votre entreprise.