Recolher automaticamente faturas de fornecedores e documentos comprovativos
Para o ajudar a poupar tempo e a aumentar a produtividade na gestão administrativa e contabilística do seu dia a dia, Azopio desenvolveu soluções que permitem automatizar os processos morosos de recolha e tratamento de faturas/recibos.
A primeira fase da contabilidade é a recolha dos registos contabilísticos. É obrigatório por lei que qualquer entidade contabilística apresente um comprovativo escrito de cada movimento financeiro registado na sua contabilidade. A não apresentação destes documentos pode implicar sanções financeiras ou mesmo multas em caso de controlo fiscal.
Por isso, para eliminar a tarefa de ir atrás das faturas e garantir que nada desaparece, eis algumas dicas :
Recolha as faturas recebidas por correio eletrónico
Existem duas formas de centralizar as faturas recebidas por correio eletrónico :
Transfira ou transfira automaticamente as faturas enviadas por correio eletrónico para o endereço de correio eletrónico único do seu espaço Azopio (um endereço com o seguinte formato: xxxxxx@mail2.azopio.com). Se utiliza o Gmail, pode configurar uma regra para redirecionar automaticamente as faturas dos seus fornecedores para o seu espaço. Naturalmente, a forma mais fácil é pedir aos seus fornecedores que enviem as faturas diretamente para o Azopio, indicando-lhes o endereço de correio eletrónico exclusivo dedicado às faturas de compras !
Se também desejar centralizar as suas faturas de venda, bem como as faturas dos seus fornecedores, um único endereço de correio eletrónico dedicado às faturas de clientes (formato : client.xxxxxx@mail2.azopio.com) é atribuído ao seu espaço para que possa transferi-las por correio eletrónico.
- Ligue a sua caixa de correio eletrónico a partir da Azopio utilizando o protocolo IMAP e deixe-nos recuperar automaticamente as suas faturas como anexos de correio eletrónico.
Arraste e largue as suas faturas
Se os seus documentos já estiverem no seu PC ou guardados algures e quiser carregá-los e processá-los em massa no Azopio, basta arrastar e largar os documentos para a categoria pretendida (por exemplo, a faixa da fatura do fornecedor) ou clicar e selecionar os ficheiros.
Fotografar as faturas
Para todos os seus recibos de despesas, a forma mais fácil é fotografá-los utilizando a aplicação móvel da Azopio e enviá-los para Azopio para armazenamento e processamento instantâneos. Para o fazer, vá ao Google Play ou à App. Store e descarregue a nossa aplicação móvel gratuita AZOPIO SNAP ! Por fim, fotografe os seus recibos de caixa à medida que efectua as suas compras. Se tiver várias empresas, pode utilizar a aplicação para selecionar cada uma delas e, em seguida, enviar os respectivos recibos para cada uma delas para entrada instantânea!
Guarde as suas faturas automaticamente
Uma vez recolhidos e centralizados os documentos contabilísticos, as informações pertinentes sobre a fatura (data, nome do fornecedor/cliente, moeda, montantes, IVA, etc.) são analisadas e extraídas instantaneamente através de técnicas de OCR e de inteligência artificial.
Estes dados são depois apresentados sob a forma de painéis de controlo e podem ser exportados para o Excel, dando-lhe visibilidade e análise em tempo real da sua atividade.
Ao combinar a recolha e a introdução automáticas de faturas, pode poupar tempo e aumentar a produtividade, o que resulta em poupanças consideráveis. Azopio é muito mais do que um assistente, é um verdadeiro copiloto na gestão quotidiana do seu negócio.
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