Raccogliere automaticamente le fatture dei fornitori e i documenti di supporto
Per aiutarvi a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività nella gestione amministrativa e contabile quotidiana, Azopio ha sviluppato soluzioni per automatizzare i lunghi processi di raccolta ed elaborazione delle fatture/ricevute.
La prima fase della contabilità è la raccolta dei documenti contabili. È un obbligo di legge per tutte le entità contabili presentare una prova scritta di ogni flusso finanziario registrato nella propria contabilità. Se questi documenti non vengono presentati, l’azienda potrebbe incorrere in sanzioni finanziarie o addirittura in multe in caso di controlli fiscali.
Per eliminare l’incombenza della ricerca delle fatture e assicurarsi che non manchi nulla, ecco alcuni consigli :
Raccogliere le fatture ricevute via e-mail
Esistono due modi per centralizzare le fatture ricevute via e-mail :
Trasferire o auto-trasferire le fatture inviate via e-mail all’indirizzo e-mail univoco del vostro spazio Azopio (un indirizzo con il seguente formato : xxxxxx@mail2.azopio.com). Se si utilizza Gmail, è possibile configurare una regola per reindirizzare automaticamente le fatture dei fornitori al proprio spazio. Naturalmente, il modo più semplice è chiedere ai vostri fornitori di inviare le fatture direttamente ad Azopio, fornendo loro l’indirizzo e-mail unico dedicato alle fatture di acquisto !
Se desiderate centralizzare anche le fatture di vendita, oltre a quelle dei fornitori, nel vostro spazio viene assegnato un unico indirizzo e-mail dedicato alle fatture dei clienti (formato : client.xxxxxx@mail2.azopio.com), in modo da poterle trasferire via e-mail.
- Collegate la vostra casella di posta elettronica da Azopio utilizzando il protocollo IMAP e lasciateci recuperare automaticamente le vostre fatture come allegati di posta elettronica.
Trascinare e rilasciare le fatture
Se i documenti sono già presenti sul PC o salvati da qualche parte e si desidera caricarli ed elaborarli in massa in Azopio, è sufficiente trascinare i documenti nella categoria desiderata (ad esempio, banner Fattura fornitore) o cliccare e selezionare i file.
Fotografare le fatture
Per tutte le ricevute di spesa, il modo più semplice è fotografarle utilizzando l’applicazione mobile di Azopio e poi inviarle ad Azopio per l’archiviazione e l’elaborazione immediata. Per farlo, andate su Google Play o App. Store e scaricate la nostra applicazione mobile gratuita AZOPIO SNAP ! Infine, fotografate le ricevute di cassa mentre fate i vostri acquisti. Se avete diverse aziende, potete utilizzare l’applicazione per selezionare ciascuna di esse a turno e quindi inviare a ciascuna le rispettive ricevute per l’inserimento immediato !
Salvataggio automatico delle fatture
Una volta raccolti e centralizzati i documenti contabili, le informazioni rilevanti della fattura (data, nome del fornitore/cliente, valuta, importi, IVA, ecc.) vengono analizzate ed estratte istantaneamente grazie a tecniche OCR e di intelligenza artificiale.
Questi dati vengono poi visualizzati sotto forma di dashboard e possono essere esportati in Excel, offrendo visibilità e analisi in tempo reale della vostra attività.
Combinando la raccolta e l’inserimento automatico delle fatture, è possibile risparmiare tempo e aumentare la produttività, con un notevole risparmio. Azopio è molto più di un assistente, è un vero e proprio copilota nella gestione quotidiana della vostra attività.
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